امضای قرارداد با شرکت؛ هویت طرف و اختیار امضاکننده را چگونه بررسی کنیم؟
برند و مهر جای نام شخص حقوقی را نمی‌گیرد. شناسه شرکت، سمت امضاکننده و سند اختیار را پیش از امضا تطبیق دهید.
پیشنهاد همکاری از یک برند شناخته‌شده آمده و مدیر فروش آماده امضای قرارداد است. اما نام طرف قرارداد دقیقاً چیست؟ همان شرکتی که با آن مذاکره کرده‌اید، شرکت دیگری در همان مجموعه یا یک شخص حقیقی؟
پیش از امضا، هویت طرف و مبنای اختیار نماینده را جداگانه بررسی کنید. هدف این بررسی، روشن‌شدن طرف تعهد و اسناد نمایندگی است؛ درباره اعتبار یک قرارداد امضاشده نمی‌توان فقط از روی عنوان شغلی یا وجود مهر حکم داد. اگر اختیار از وکالت‌نامه می‌آید، حدود اختیار وکالت‌نامه را هم ببینید.
نام برند را با نام شخص حقوقی تطبیق دهید
نام کامل شرکت، نوع آن، شناسه ملی، شماره ثبت و نشانی را از مدارک معتبر استخراج و با متن قرارداد مقایسه کنید. یک گروه تجاری ممکن است چند شرکت داشته باشد. سربرگ مشترک یا نشانی وب مشابه، این اشخاص را یکی نمی‌کند.
در مثال فرضی، مذاکره با برند یک مجموعه انجام شده، اما صورت‌حساب از شرکت دیگری صادر می‌شود. پیش از پرداخت، علت و مبنای این تفاوت را روشن کنید و متن را با رابطه واقعی طرفین هماهنگ سازید.
چه مدارکی برای بررسی اولیه مفید است؟
- اطلاعات ثبتی شخص حقوقی از مسیر رسمی؛
- آگهی تأسیس و تغییرات مرتبط؛
- اساسنامه و اسناد مربوط به اختیار امضا، حسب مورد؛
- صورت‌جلسه، مصوبه یا وکالت‌نامه‌ای که به آن استناد می‌شود؛
- مشخصات و سمت شخصی که قرارداد را امضا می‌کند.
هر سند را در تاریخ و موضوع مربوط بخوانید. یک آگهی قدیمی ممکن است تصویر کامل وضعیت فعلی نباشد؛ همچنین آخرین آگهی منتشرشده لزوماً تمام مطالب لازم درباره اختیار مورد بحث را در یک صفحه جمع نمی‌کند.
نوع شرکت در بررسی اختیار اهمیت دارد
برای شرکت سهامی، ماده ۱۲۵ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت به نمایندگی و حق امضای مدیرعامل در حدود اختیار تفویض‌شده می‌پردازد. ماده ۱۲۸ نیز انتشار مشخصات و حدود اختیار مدیرعامل را مطرح می‌کند. متن مواد ۱۲۵ و ۱۲۸ بازنشر است.
در شرکت با مسئولیت محدود، ماده ۱۰۵ قانون تجارت قواعد خاصی درباره اختیار مدیران و اثر برخی محدودیت‌ها دارد. متن ماده ۱۰۵ نیز بازنشر است. بنابراین، یک چک‌لیست عمومی را به حکم قطعی درباره همه شرکت‌ها تبدیل نکنید. آثار محدودیت داخلی و رابطه با اشخاص ثالث نیازمند بررسی حقوقی است.
امضاها را با نوع سند مقایسه کنید
ممکن است در اسناد شرکت برای قرارداد، مکاتبات اداری یا اسناد مالی ترتیبات متفاوتی وجود داشته باشد. بررسی کنید سند شما در کدام دسته قرار می‌گیرد و آیا امضا به‌صورت انفرادی یا مشترک پیش‌بینی شده است. اگر مهر نیز در ترتیب مربوط ذکر شده، آن را با متن بررسی کنید.
| پرسش | اطلاعات مورد نیاز |
|---|---|
| چه کسی طرف تعهد است؟ | نام و شناسه شخص حقوقی |
| چه کسی امضا می‌کند؟ | هویت و سمت نماینده |
| اختیار از کجا آمده؟ | سند یا مقرره مرتبط |
| اختیار برای چه کاری است؟ | موضوع، دامنه و محدودیت‌های قابل اعمال |
| آیا ابهامی باقی مانده؟ | توضیح مستند و بازبینی تخصصی |
حساب پرداخت را نیز روشن کنید
نام دارنده حساب و ارتباط آن با طرف قرارداد را بررسی کنید. اگر پرداخت به حساب شخص یا شرکت دیگری خواسته شده، دستور روشن و مستند بگیرید و آثار آن را ارزیابی کنید. تنها یک پیام کوتاه با شماره حساب، همه ابهام‌های پرداخت را برطرف نمی‌کند.
برای دریافت اسناد، مسیر امن و متناسب انتخاب کنید و اطلاعات غیرضروری اشخاص را در نسخه‌های عمومی منتشر نکنید. نسخه مدارکی را که مبنای تصمیم شما بوده‌اند، همراه قرارداد نگه دارید.
پیش از امضا چه کنیم؟
نام‌ها و شناسه‌ها را یک‌بار دیگر تطبیق دهید، محل امضا و سمت‌ها را روشن بنویسید و پیوست‌های مورد استناد را مشخص کنید. اگر اختیار امضا مبهم است، پیش از تعهد تازه توضیح مستند و نظر حقوقی بگیرید.
برای آماده‌کردن متن منظم از تنظیم قرارداد کمک بگیرید. احراز اختیار و ارزیابی اثر اسناد باید با مدارک واقعی انجام شود.
سوالات متداول
آیا مهر یا عنوان شغلی اختیار امضا را ثابت می‌کند؟
خیر. عنوان شغلی و مهر جای تطبیق نام شرکت، سمت نماینده و سند اختیار را نمی‌گیرد.
اگر صورت‌حساب از شرکت دیگری باشد چه کنم؟
پیش از پرداخت، علت و مبنای تفاوت را روشن کنید. برند مشترک، این دو شخص حقوقی را یکی نمی‌کند.
آیا یک چک‌لیست برای همه انواع شرکت کافی است؟
خیر. قواعد شرکت سهامی و شرکت با مسئولیت محدود یکسان نیست. آثار محدودیت داخلی را جدا بررسی کنید.
این مطلب برای روشن‌کردن طرف تعهد و اسناد نمایندگی است و اعتبار یک قرارداد امضاشده را تعیین نمی‌کند.
